O final do ano se aproxima e muitas empresas e organizações passam por problemas na gestão dos documentos acumulados ao longo desse período. O que deve ser guardado? O que pode ser jogado fora? Esse tipo de decisão afeta diretamente a regularidade da sua instituição perante os órgãos fiscalizadores. Outro ponto que costuma causar muita dor de cabeça é escolher qual será o espaço destinado à guarda dos documentos e verificar quais serão os responsáveis por organizá-los. 

Com o intuito de facilitar essa gestão de documentos, algumas organizações optam pela terceirização desse serviço, com a contratação de empresas especializadas. A Célula é uma dessas empresas, com  experiência em gerenciar os arquivos necessários para o bom funcionamento da sua organização, ajudando a reduzir a circulação de papel, através da digitalização e da guarda física de documentos em galpões especiais, e melhorar a produtividade, por meio de um software específico de gestão de documentos, o GED Célula. 

Nesse texto, você vai entender como o GED Célula, utilizado em parceria com o serviço de digitalização, ajuda a tornar a gestão de documentos da empresa mais eficiente. 

GED Célula e digitalização: mais eficiência e modernidade na sua gestão de documentos

GED Célula

Ambiente seguro e personalizável

O GED Célula é um software de gerenciamento eletrônico de documentos. Todos os documentos disponibilizados na plataforma estão armazenados em um ambiente seguro, com a possibilidade de configuração de diversas permissões de acesso de acordo com o  perfil de cada usuário do cliente. A personalização dos serviços é um dos diferenciais da Célula: no GED Célula, por exemplo, além dos perfis de acesso, também é possível personalizar os horários e dias permitidos para visualizar os arquivos. 

Pesquisa inteligente

Esse software ajuda a trazer mais facilidade e praticidade na gestão de documentos no seu dia a dia. Sabe aquele dia que você perde horas tentando achar um documento que ninguém sabe onde foi guardado? No GED Célula, é possível achar o arquivo que você precisa de forma prática e rápida. O sistema conta com uma busca através de diversos indicadores, tais como nome e data. Isso ajuda a melhorar a produtividade do seu negócio: menos tempo procurando documentos, mais tempo realizando as atividades necessárias para o bom funcionamento da sua empresa!

Um ponto positivo da pesquisa inteligente do GED Célula é a possibilidade de personalizar a busca, através da escolha dos indicadores mais utilizados pela sua empresa. Precisa achar os documentos através das datas? É possível colocar esse critério. Na sua empresa, a maneira mais prática de encontrar os documentos é através do nome? Simples! Basta personalizar no GED Célula. 

Digitalização

Adaptação ao ambiente digital 

Com a transformação digital, impulsionada pela pandemia de COVID-19, os órgãos fiscalizadores começaram a exigir a digitalização de diversos documentos necessários para o funcionamento da empresa. Por outro lado, muitas empresas também têm adaptado muitos dos seus processos para o ambiente digital, exigindo a circulação de documentos eletrônicos. 

Nesse sentido, a digitalização dos documentos da sua empresa ajuda a torná-la mais moderna e adaptada aos processos exigidos no mundo atual. 

Liberação de espaço físico

A digitalização reforça a segurança dos seus documentos. Os arquivos físicos podem acabar sendo danificados, por conta do manuseio constante ou mesmo por não serem devidamente armazenados. Outro ponto positivo é a redução da circulação de papel na sua empresa e liberação do espaço físico anteriormente destinado à guarda física dos documentos. 

OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres

Além da digitalização feita com recursos tecnológicos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave, também realizamos, opcionalmente, a busca via Reconhecimento Óptico de Caracteres, que proporciona a pesquisa por palavras ou frases que estão no texto.

Essa tecnologia auxilia no processo de digitalização, transformação e leitura das imagens em conteúdo pesquisável, tanto através de nosso software de Gestão Eletrônica de Documentos, quanto em formatos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS.

Dessa forma, fica mais fácil encontrar o conteúdo de diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Guarda digital: digitalização e GED Célula trabalhando em conjunto pela sua empresa

Na guarda digital, a digitalização, em conjunto com o GED Célula, ajudam a trazer mais segurança, agilidade e praticidade no dia a dia da sua empresa. Conheça como é feita a implementação: 

1. Documento

É gerado no cliente. Notas fiscais, contratos, movimento de caixa, pastas de funcionários e qualquer outro documento relevante para o cliente é separado para a coleta dos mesmos. O transporte pode ser feito pela Célula ou pelo próprio cliente. O cliente decide de quanto em quanto tempo deseja enviar seus documentos para a Célula;

2. Coleta

A coleta é agendada, o protocolo é feito para controle da retirada dos documentos e o transporte é realizado em veículo próprio da Célula. Opcionalmente, o cliente também pode fazer o transporte dos documentos, sob sua responsabilidade;

3. Preparação

Todos os documentos e caixas recebem uma etiqueta de identificação de código de barras. Se o cliente optar pela digitalização, todo o material metálico como clips e grampos também são retirados para permitir o processo;

4. Indexação

Todos os documentos são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Os mesmos são digitados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma única e ágil depois de implantados;

5. Digitalização dos Documentos

Os documentos selecionados são digitalizados em scanners de produção ou formatos especiais como plantas, livros encadernados e afins. Após este processo, os mesmos se encontram disponíveis no GED Célula para consulta on-line, 24 horas por dia, 7 dias por semana. 

Traga mais segurança e eficiência na gestão de documentos da sua empresa com a Célula!

Agora que você conhece esses serviços e sabe como eles podem trabalhar em conjunto para melhorar a produtividade da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe para implementar no seu negócio!