O sonho de abrir uma empresa brilha os olhos de muitas pessoas. Ter seu próprio negócio permite mais autonomia e flexibilidade, mas ao mesmo tempo exige disciplina e resiliência para encarar as dificuldades do empreendedorismo. Você, que decidiu ser um Microempreendedor Individual (MEI), provavelmente se deparou com alguma dessas dificuldades. E uma delas é: como fazer a gestão dos documentos?
Esse texto busca ajudar na gestão de documentos para autônomos e MEI.
- Conheça as suas obrigações enquanto MEI
O primeiro passo é saber quais são as suas obrigações. Uma das grandes vantagens de ser um Microempreendedor Individual (MEI) e trabalhar de forma autônoma é o acesso a diversos benefícios com pouca burocracia e menos impostos. No entanto, é muito importante que você se mantenha atento às obrigações para que você não tenha de lidar com contratempos, como multas ou até mesmo a perda do seu CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.
Uma das obrigações para manter o seu cadastro ativo é o pagamento mensal das guias do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Se o pagamento não for feito em dia, você pode perder os benefícios previstos em lei, como, por exemplo, o auxílio doença ou salário maternidade. É muito importante que os comprovantes de pagamento do DAS sejam guardados. Para isso, é muito importante que você saiba o tempo de guarda do documento.
Uma das possibilidades e deveres do MEI é a emissão de notas fiscais. Alguns lugares possibilitam a emissão de nota fiscal eletrônica, o que garante maior segurança e facilidade no processo. No entanto, alguns clientes podem exigir a nota fiscal física. Isso acaba gerando tipos variados de documentos, físicos e digitais, e exigindo uma gestão híbrida dos documentos.
Outras obrigações são a elaboração mensal das receitas, emissão da Declaração Anual do Faturamento do Simples Nacional (DASN-SIMEI) e a atualização das informações sobre os funcionários. Todas essas atividades exigem documentações específicas, com prazos e períodos de guarda.
Caso você tenha dúvidas sobre os processos relacionados à gestão de documentos para MEI e autônomos, você pode contar com a ajuda de uma empresa terceirizada. A Célula é uma empresa especializada na gestão de documentos, com mais de 15 anos de experiência no ramo. Possui o serviço de BPO – Business Process Outsourcing, que busca terceirizar processos e demandas organizacionais da gestão de uma empresa, visando diminuir os custos e aumentar a eficiência.
A Célula realiza as etapas de diagnóstico e planejamento, mapeando os processos do seu negócio e verificando quais desses processos são terceirizáveis. Com experiência comprovada nas áreas de informação, arquivamento, conferência, organização, preparação, digitalização e digitação, a Célula pode auxiliar sua empresa a gerenciar seus documentos e ter mais tempo para focar nas atividades essenciais para alavancar o seu negócio.
- Conheça os prazos de guarda de cada tipo de documento
Sabendo os documentos necessários para manter o seu CNPJ ativo, é necessário conhecer quais os prazos de guarda de cada um deles. Para isso é extremamente importante que você crie uma tabela de temporalidade com a vida útil de cada arquivo. Isso ajuda a ter um controle maior e evita a circulação desnecessária de papel.
A Célula também pode te ajudar nesse desafio. Todos os documentos guardados na empresa passam por um processo de indexação, ou seja, são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Os mesmos são digitalizados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma prática e ágil.
- Escolher onde vai guardar os seus documentos
A gestão de documentos para MEI e autônomos inclui escolher o local de guarda dos arquivos. Isso depende, obviamente, do tipo de documento que costuma circular no seu negócio.
Cada tipo de documento necessita de um armazenamento específico. Arquivos físicos necessitam de um local separado para a guarda de documentos. Alguns cuidados são importantes, como se atentar à climatização do ambiente escolhido para a guarda física. Lembre-se que documentos podem acabar se danificando por conta de calor ou umidade excessivos. Uma vez danificados, alguns desses documentos necessitam de uma segunda via, o que acaba gerando um imenso trabalho burocrático.
Já os arquivos digitais necessitam de um servidor específico para serem guardados. É importante manter um backup constante desses dados, para que eles não sejam perdidos por falta de espaço ou algum problema do servidor.
A Célula pode ajudar você, através do serviço de guarda física de documentos, proporcionando um lugar seguro e adequado para guardar os seus arquivos físicos. Também é possível digitalizar os documentos físicos e ter acesso a eles por meio de um sistema integrado. Os arquivos digitais também podem ser acessados através do software.
- Criar um sistema de fácil acesso e manuseio
Os documentos devem ser organizados, para que sejam facilmente localizados. Sem um sistema prático de localização e manuseio, você vai acabar perdendo tempo tentando encontrar documentos importantes. Tempo esse que poderia estar sendo utilizado para gerenciar atividades importantes do seu negócio!
A Célula possui o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, um sistema online que permite a fácil localização dos seus documentos armazenados. Para isso, todos os arquivos passam por um processo de indexação, já comentado anteriormente.
- Manter os documentos necessários e atualizados
A gestão de documentos para MEI e autônomos também inclui a atualização e manutenção dos documentos estritamente necessários. O acúmulo desnecessário de arquivos, sejam eles físicos ou digitais, não traz nenhuma vantagem para o seu negócio. Muito pelo contrário.
O excesso de papel pode deixar o seu ambiente de trabalho desorganizado. Além disso, a falta de um sistema de manutenção pode acabar gerando gastos desnecessários, como a compra de espaço no servidor para armazenamento de arquivos que já passaram do tempo de guarda.
Alguns documentos necessitam de atualização frequente, como os dados dos colaboradores. É preciso que você fique atento a esses detalhes e mantenha sempre os seus arquivos em dia!
Conte com a Célula para fazer a gestão de documentos de MEI e autônomo!
A Célula possui experiência comprovada na gestão de documentos, auxiliando empresas a terem mais tempo para focar nas atividades do seu core business. Contando com os serviços de guarda física e digital, digitalização de documentos, GED Célula, BPO, dentre outros, é possível atender todas as suas demandas de gestão documental em um único lugar. Entre em contato e saiba mais sobre a solução específica para a sua necessidade!
