Você sabe o que são arquivos correntes, intermediários e permanentes? Entenda agora

A Teoria das Três Idades corresponde às fases de um documento, compreendidas desde a sua produção até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Saiba tudo sobre essa teoria.

A frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso são as bases para a Teoria das Três Idades. Nela, os documentos são divididos em três fases: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes. Para falar mais sobre o assunto, conversamos com a arquivista da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), Alessandra Germano. Confira abaixo:

O ciclo de vida dos documentos

O início do Século XX é marcado pela crescente produção documental na esfera governamental norte-americana. Isso se evidencia na criação, em 1934, do Arquivo Nacional, com um volume de cerca de um milhão de metros de documentos públicos federais sob sua custódia. (NEDEL, HEYMANN, 2018, p.31)

Era impossível manter todo o volume documental produzido na época. É nesse contexto que surge a teoria do ciclo de vida dos documentos, conhecida como Teoria das Três Idades, que cria condições de selecionar documentos de arquivo, dividi-los em fases distintas e eliminar os que não possuírem mais valor primário, ou seja, a “qualidade inerente às razões de criação de todo documento…” (ARQ-SP, 2012, p.83). Esta teoria hoje é mundialmente reconhecida e utilizada.

Arquivos correntes

Os arquivos correntes são compostos por documentos que ainda tramitam ou estão em uso constante na administração, Ou seja, são arquivos continuamente necessários às rotinas diárias. Eles fazem parte da primeira fase do ciclo dos documentos e precisam estar acessíveis diariamente, já que o uso deles é frequente. 

Arquivos Intermediários

A segunda fase é composta pelos arquivos intermediários. Os documentos transferidos ao arquivo intermediário já não possuem mais frequência de consulta, uso ou sequer tramitam, mas ainda possuem valor legal, probatório, fiscal, arquivístico e, portanto, não podem ser eliminados.

Por possuírem baixa frequência de uso os documentos em fase intermediária não precisam, necessariamente, estar no mesmo local físico onde funciona a administração, mas devem ser organizados, acondicionados, conservados e estarem aptos para uma rápida recuperação da informação em caso de consulta. Os serviços da Célula são eficazes e práticos para a guarda e gestão dos arquivos intermediários.

Arquivos Permanentes

Os documentos que não são passíveis de eliminação adquirem um valor histórico-cultural e são recolhidos a um arquivo permanente, terceira fase do ciclo de vida, onde receberão um tratamento de conservação para a guarda definitiva.

Conte com a Célula na guarda e gestão dos documentos de diferentes fases

Como visto acima, o próprio nome das fases já sugere o destino final e a frequência de uso (no caso de arquivos correntes) de cada etapa dos documentos. É muito importante estar atento a cada fase para tratar do documento da forma adequada e com base nas exigências legais. E, em todas as demandas de armazenamento e gestão de documentos, você pode contar com a Célula. Acesse o nosso site e saiba mais sobre os nossos serviços.

Referências e mais informações no blog da Célula.

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