Você sabe o que são arquivos correntes, intermediários e permanentes? Entenda agora
A Teoria das Três Idades corresponde às fases de um documento, compreendidas desde a sua produção até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Saiba tudo sobre essa teoria.
A frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso são as bases para a Teoria das Três Idades. Nela, os documentos são divididos em três fases: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes. Para falar mais sobre o assunto, conversamos com a arquivista da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), Alessandra Germano. Confira abaixo:
O ciclo de vida dos documentos
O início do Século XX é marcado pela crescente produção documental na esfera governamental norte-americana. Isso se evidencia na criação, em 1934, do Arquivo Nacional, com um volume de cerca de um milhão de metros de documentos públicos federais sob sua custódia. (NEDEL, HEYMANN, 2018, p.31)
Era impossível manter todo o volume documental produzido na época. É nesse contexto que surge a teoria do ciclo de vida dos documentos, conhecida como Teoria das Três Idades, que cria condições de selecionar documentos de arquivo, dividi-los em fases distintas e eliminar os que não possuírem mais valor primário, ou seja, a “qualidade inerente às razões de criação de todo documento…” (ARQ-SP, 2012, p.83). Esta teoria hoje é mundialmente reconhecida e utilizada.
Arquivos correntes
Os arquivos correntes são compostos por documentos que ainda tramitam ou estão em uso constante na administração, Ou seja, são arquivos continuamente necessários às rotinas diárias. Eles fazem parte da primeira fase do ciclo dos documentos e precisam estar acessíveis diariamente, já que o uso deles é frequente.
Arquivos Intermediários
A segunda fase é composta pelos arquivos intermediários. Os documentos transferidos ao arquivo intermediário já não possuem mais frequência de consulta, uso ou sequer tramitam, mas ainda possuem valor legal, probatório, fiscal, arquivístico e, portanto, não podem ser eliminados.
Por possuírem baixa frequência de uso os documentos em fase intermediária não precisam, necessariamente, estar no mesmo local físico onde funciona a administração, mas devem ser organizados, acondicionados, conservados e devem estar aptos para uma rápida recuperação da informação em caso de consulta. Os serviços da Célula são eficazes e práticos para a guarda e gestão dos arquivos intermediários.
Arquivos Permanentes
Os documentos que não são passíveis de eliminação adquirem um valor histórico-cultural e são recolhidos a um arquivo permanente, terceira fase do ciclo de vida, onde receberão um tratamento de conservação para a guarda definitiva.
Fases da gestão de documentos
Essas 3 idades são essenciais para uma boa gestão documental. O correto gerenciamento dos arquivos passa por diferentes fases para garantir a manutenção do ciclo de vida dos documentos. Conheça cada uma delas:
Produção
Nessa fase, os documentos são elaborados de acordo com o setor e suas atividades. É responsabilidade do arquivista ou empresa terceirizada responsável pela gestão de documentos auxiliar a organização na produção dos arquivos que são realmente necessários. Isso ajuda a evitar desperdício, perda de tempo e gastos com impressão, no caso de documentos físicos, ou espaço virtual, no caso de documentos digitais.
Utilização
Nesta etapa, são realizados os procedimentos de protocolo. O protocolo é o processo de organização e controle da grande quantidade de documentos tramitados simultaneamente em uma instituição. Ele possui uma série de etapas que podem ser realizadas de forma manual ou através de meio eletrônico, dependendo da tecnologia e da complexidade do negócio.
Etapas do protocolo:
- Recebimento;
- Registro;
- Autuação;
- Classificação;
- Distribuição;
- Expedição;
- Controle.
Recebimento
Essa fase corresponde à entrada de todo e qualquer documento da empresa.
Registro
Em empresas com uma boa gestão documental, todos os arquivos passam por um processo de registro no sistema da empresa ou no software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), como é o caso do GED Célula.
Os documentos são classificados de acordo com os seus dados básicos, chamados de metadados, como, por exemplo, assunto e origem.
Autuação
Os arquivos são analisados e podem ser transformados em processos, através da autuação. Eles passam por um processo de armazenamento específico e são numerados até que sejam resolvidos.
Vale lembrar que nem todos os documentos são autuados. Alguns já passam direto para as próximas fases.
Classificação
Nessa etapa, os documentos são separados e classificados de acordo com sua área ou assunto. Os arquivos podem, então, serem expedidos ou distribuídos.
Distribuição
Após a classificação, documentos de um mesmo setor dentro da instituição são distribuídos, na maioria das vezes, através de malotes.
Expedição
Já os documentos são expedidos quando são enviados para uma organização fora da instituição que produziu os documentos.
Controle
Após todas essas etapas, é necessário garantir que os documentos sejam controlados, permitindo identificar se estão tendo um correto andamento, possibilitando, também, ter acesso fácil à sua localização e outras informações relevantes para o negócio.
Avaliação e destinação
Na fase final da gestão documental, os arquivos são analisadas, para que a administração possa avaliar o seu valor para a organização e definir seu prazo de guarda e destinação.
Como a teoria das 3 idades interfere no seu negócio?
A teoria das 3 idades aborda as diferentes etapas da gestão documental. Essa teoria não é unanimidade na Arquivologia. Existem outras teorias que apontam a existência de quatro idades ou até mesmo um ciclo vital mais complexo do que o explicitado neste texto.
Ela guarda uma relação muito próxima com a gestão de documentos empresarial. As organizações produzem uma gama variada de documentos todos os dias, seja no formato físico ou no formato digital. O gerenciamento desses documentos ajuda a otimizar os processos da empresa, tornando-os mais ágeis e fáceis. Com os arquivos disponíveis de forma sistematizada, prática e segura, os colaboradores ganham mais tempo para se dedicar às atividades essenciais para o funcionamento do negócio.
Para que a gestão de documentos da sua empresa se adeque à teoria das 3 idades, é necessário a contratação de uma empresa especializada no correto gerenciamento dos arquivos. Conte com a Célula na guarda e gestão dos documentos de diferentes fases. Acesse o nosso site e saiba mais sobre os nossos serviços.
