Quando o assunto é a contratação de uma empresa terceirizada especializada em gestão de documentos, é comum surgirem dúvidas. Afinal, é natural que as empresas queiram entender como funciona o processo de guarda de documentos e se é necessário organizar os documentos antes de contratar os serviços. Neste artigo, vamos desmistificar essa questão e destacar os benefícios da guarda terceirizada de documentos, explicando como a Célula pode ajudar nesse processo.
Devo contratar uma empresa terceirizada para guardar os meus documentos?
A gestão eficiente de documentos é essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa. A organização adequada dos arquivos pode economizar tempo, melhorar a produtividade e garantir a segurança das informações. No entanto, nem todas as empresas possuem espaço disponível para armazenar documentos ou pessoas disponíveis para gerenciar um espaço físico de guarda. É nesse contexto que surge a dúvida: devo contratar uma empresa terceirizada para guardar os meus documentos?
A organização dos documentos é um aspecto crucial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Comprovantes, relatórios, contratos e outros documentos importantes precisam estar acessíveis de forma rápida e eficiente quando necessários. A falta de organização pode levar à perda de documentos, dificuldade em encontrá-los quando necessário e, consequentemente, atrasos e problemas operacionais.
Muitas empresas enfrentam o desafio de encontrar espaço físico adequado para armazenar seus documentos. A falta de espaço pode resultar em pilhas de papel ocupando áreas de trabalho, corredores e salas, dificultando a localização dos documentos e prejudicando a organização e a produtividade dos colaboradores. Além disso, o armazenamento interno de documentos pode representar um custo adicional com a compra de móveis, prateleiras e equipamentos de segurança.
Uma alternativa eficiente para empresas que enfrentam limitações de espaço é contratar uma empresa terceirizada especializada em gestão de documentos, como a Célula. Com esse serviço, é possível contar com um espaço seguro e dedicado para a guarda dos documentos, liberando espaço nas instalações da empresa. Além disso, empresas terceirizadas utilizam sistemas de organização avançados, como etiquetas de identificação com códigos de barras, possibilitando a rápida localização dos documentos quando necessário.
Benefícios da guarda terceirizada de documentos com a Célula
Ao optar pela guarda terceirizada de documentos com a Célula, sua empresa pode usufruir de diversos benefícios, tais como:
- Espaço otimizado: A guarda física de documentos pode ocupar um espaço significativo nas empresas. Ao optar pela guarda terceirizada, é possível liberar espaço valioso em suas instalações, que pode ser utilizado para outras finalidades.
- Segurança e confidencialidade: a Célula possui sistemas de segurança e controle de acesso avançados, garantindo a confidencialidade e integridade dos documentos armazenados.
- Rastreabilidade: a Célula possui sistemas de rastreabilidade, como etiquetas de identificação com códigos de barras, que possibilitam a localização rápida e precisa dos documentos quando necessário.
- Preservação dos documentos: a Célula possui infraestrutura adequada para a correta conservação dos documentos, incluindo proteção contra incêndios, o que contribui para a sua preservação a longo prazo.
- Acesso facilitado: Com o GED Célula, software de gerenciamento eletrônico de documentos da Célula, é possível ter acesso rápido e fácil aos documentos quando necessário, sem precisar dedicar tempo e recursos para buscar e localizar os documentos internamente.
Organização prévia: reduzindo custos e otimizando o processo
Uma das dúvidas mais comuns na hora de contratar uma empresa terceirizada de gestão de documentos é se é necessário organizar os documentos previamente.
Ao contratar os serviços da Célula para a guarda física de documentos, é possível contar com a expertise da equipe especializada para organizar os documentos. No entanto, é importante que sua empresa faça uma triagem prévia para separar quais documentos devem ser guardados e quais podem ser descartados. Essa organização prévia permite evitar o armazenamento de documentos sem necessidade.
Etiquetas de identificação: garantindo a rastreabilidade
A Célula utiliza um sistema de etiquetas de identificação com código de barras em todos os documentos e caixas armazenadas. Essas etiquetas possibilitam a rastreabilidade dos documentos, permitindo a localização rápida e precisa dos itens armazenados quando necessário. Assim, é possível ter um controle efetivo sobre os documentos, evitando perdas e extravios.
Digitalização: preparando os documentos para o processo
Caso o cliente opte pelo serviço de digitalização dos documentos, a Célula realiza a retirada de materiais metálicos, como clips e grampos, para garantir o correto processamento dos documentos. Essa etapa é fundamental para garantir a qualidade e integridade dos documentos digitalizados. Além disso, no caso de documentos de arquitetura e engenharia, são realizados pequenos reparos em plantas e desenhos técnicos que serão armazenados em formato papel, garantindo sua preservação.
Melhore a gestão de documentos da sua empresa com a Célula!
Com a ajuda da equipe especializada da Célula, sua empresa pode contar com um serviço de alta qualidade, que inclui a rastreabilidade dos documentos por meio de etiquetas de identificação, a retirada de materiais metálicos e pequenos reparos em documentos específicos. Dessa forma, sua empresa terá a tranquilidade de saber que seus documentos estão sendo armazenados de forma organizada e segura, contribuindo para a otimização de processos e redução de custos.
Se a sua empresa está buscando um serviço profissional de guarda física de documentos ou digitalização, conte com a Célula. Entre em contato conosco e saiba mais sobre nossos serviços especializados para atender às necessidades da sua empresa.
