Para as empresas que chegam agora no mercado e para aquelas que já estão dando seus primeiros passos, existem muitos desafios a serem superados: a gestão interna precisa ser estruturada, a burocracia para legalização atravanca o funcionamento e o entra e sai constante de clientes também precisa ser monitorado.
No fim das contas, as tarefas como a gestão dos arquivos, acabam ficando em segundo plano e se tornando um risco a médio e longo prazo para a saúde da empresa. Afinal de contas, documentos perdidos, excessos de papel e informações espalhadas são a principal razão de multas e complicações.
Para te ajudar, preparamos algumas dicas para sua empresa ter a documentação organizada de uma vez por todas!
Pouco espaço, muita informação.
Essa combinação é a mais comum entre as pequenas empresas: pouco espaço para funcionar e muita coisa para dar conta. Ter um ambiente mal utilizado impacta diretamente no funcionamento, na satisfação dos funcionários e claro, na imagem da empresa.
Em processo de crescimento e expansão, o fluxo de funcionários também é intenso, o que significa mais contratos e consequentemente, mais documentação rodando dentro do escritório. E no setor de serviços, os contratos temporários triplicam no fim do ano.
Como organizar a documentação nesse cenário?
Para começar, existem duas metodologias: a digitalização de documentos ou a criação de mini centrais de documentação. De acordo com a realidade de cada empresa e os recursos disponíveis, é possível traçar estratégias para organizar a gestão de documentos.
Junte seus documentos e faça um inventário
Independente da metodologia que você escolher para sua empresa, primeiro é preciso fazer um inventário de todos os documentos arquivados, separá-los por grau de importância e tempo de guarda de cada um. Você pode conferir os prazos de guarda de comprovantes aqui.
Com todos os documentos reunidos você vai ter mais condições de avaliar qual metodologia atende melhor suas necessidades.
Método 1: arquivamento digital
A digitalização é uma realidade cada vez maior na gestão das empresas brasileiras. Além de facilitar o manuseio, os documentos digitais podem ser compartilhados e utilizados por vários setores ao mesmo tempo, ocupam menos espaço, permitem acesso remoto e graças a tecnologias como o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), disponibilizam informações pela busca de palavras – chave.
Essa metodologia é indicada para empresas com grande fluxo de documentos e pouco espaço. Para adotá-la é preciso uma curadoria e higienização dos documentos originais e posteriormente, envio para custódia especializada.
Método 2: central de documentação
Esse método é indicado para empresas que precisam de acesso fácil a documentos originais, mas não tem alta circulação desses documentos e muito menos problemas com espaço.
Além da curadoria e higienização dos documentos, um passo essencial é a escolha do local onde a central de documentação será fixada. É importante levar em consideração a acessibilidade do local, temperatura e circulação de ar. Além disso, já na fase de planejamento, é preciso estudar como será feita a segurança da central.
Feita a escolha e preparação do local, o segundo ponto importante da adoção dessa metodologia é a definição do método de organização: por nome, tipo, grau de usabilidade, temporalidade e etc. Lembre-se de facilitar a identificação das pastas com os documentos e criar uma lista com a relação de todos eles.
Por fim, capacite e internalize o processo.
Independente do método que você adotar, lembre-se que a gestão da documentação depende principalmente das pessoas que a colocam em prática. Por isso todos os funcionários devem ter domínio de todo o processo, desde a guarda até a utilização. Assim, com esses métodos é possível criar a cultura de organização e gestão dos documentos da empresa, de maneira que passe a fazer parte da rotina.
Ainda ficou alguma dúvida? Conheça nossas soluções desenvolvidas para ajudar empresas de todos os tamanhos e nichos a melhorar a gestão de documentos.
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