Grande parte das empresas lidam diariamente com documentos, sejam eles planilhas, prontuários, recibos, projetos, entre muitos outros. Sabemos que a guarda de documentos na própria empresa, seja ela grande ou pequena, pode ser complicada, devido às adversidades que encontramos na rotina de trabalho. 

Atualmente todas as empresas têm de lidar com o tratamento de documentos que, muitas vezes, já nascem no formato digital. Muitas organizações e microempreendedores encontram dificuldades para guardar ou armazenar esses arquivos, pois esse é um processo que exige cuidado e atenção. Com isso, a gestão dos documentos pode acabar ficando em segundo plano em meio a todos os afazeres diários. 

Uma maneira de melhorar a organização dos documentos digitais é através da digitalização. Além de ser um serviço que traz enorme diferencial nos fluxos do dia a dia, ela também contribui para a redução de custos de seu negócio. 

Por esses motivos, a digitalização de documentos é fundamental para agilizar processos e facilitar a gestão dos seus arquivos. Vale lembrar que a gestão documental é um trabalho essencial na rotina de uma empresa e esse método tem se tornado cada vez mais comum em ambientes corporativos. 

Para facilitar o seu trabalho e ter mais tempo para focar nas atividades essenciais do seu negócio, muitas organizações têm investido na terceirização dos processos de gestão documental. No entanto, muitas empresas encontram dificuldades para conseguir uma solução que atenda aos requisitos e dinâmicas próprias do seu segmento de atuação. 

Nesse sentido, a Célula possui um diferencial, visto que possui soluções personalizadas para atender a diversos segmentos. 

Quais os benefícios da terceirização da gestão documental? 

Acessibilidade e praticidade são alguns pontos de melhoria que essa ação traz consigo. No entanto, também é uma forma de manter seu negócio atualizado e páreo às demais empresas de seu ramo no mercado. Isso porque a gestão documental, em especial a digitalização dos documentos, deixa sua organização mais alinhada à transformação digital.

Esse tipo de decisão traz uma série de benefícios, como a economia de espaço para guarda física de documentos, conservação e preservação, além de agilidade operacional. 

A Célula é uma empresa de gestão de documentos que pode auxiliar a sua empresa na gestão híbrida de documentos. Possui experiência tanto na guarda de arquivos físicos, quanto no armazenamento de arquivos digitais.

Guarda de Documentos da Célula

Na Célula, oferecemos um serviço completo de gestão de documentos que, além de contribuir para a rotina de sua empresa, reduz custos operacionais, com confiabilidade e segurança e influencia no aumento da produtividade da equipe.

Conheça alguns benefícios:

• Liberação de espaço físico
• Liberação de mão-de-obra
• Documentos entregues em até 24 horas (3 horas, se emergencial)
• Galpão construído especialmente para este fim com monitoramento de temperatura
• Local com segurança 24 horas monitorado por câmeras e alarme
• Digitalização
• Acesso ao acervo via GED Célula. 

Atuamos em diversos setores, como: arquitetura e engenharia, comércio,  comunicação, educação, indústria, saúde, setor público, transporte, entre outros. Cada segmento possui uma solução personalizada de acordo com as suas necessidades. Por exemplo: a solução da Célula para as empresas de arquitetura e engenharia inclui a digitalização das plantas e desenhos técnicos.

Tudo isso é feito de forma que seus dados permaneçam em sigilo e seu negócio não seja exposto. Além disso, seus arquivos são separados de acordo com sua tipologia e a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS.

Modernize sua empresa, opte pela gestão documental

A gestão documental feita pela Célula atende os requisitos legais e técnicos. A digitalização, por exemplo, possui uma série de critérios exigidos pela legislação. Para se adequar, conte com uma empresa especializada no assunto.

A Célula possui 18 anos de experiência em gestão documental, possibilitando redução de custos, facilidade e segurança no acesso dos seus arquivos. Entre em contato com a nossa equipe.